Ég var nýverið í stefnumótun með teyminu mínu og ákvað að nýta mér hugmyndafræðina í Hoisin Kanri og X-matrix. 
Í mjög stuttu máli er þetta að finna út hvað er mikilvægt og tengja alla hluti saman. Ásamt því að fá starfsmenn í lið með sér og fá þeirra input í stefnuna. 
Ég ákvað að stýra vinnustofunni sjálf fyrir teymið mitt og fór í gegnum eftirfarandi skref: 
1. Kynnti stefnu fyrirtækisins
2. Teymi ræddi saman um hvaða 3-5 "breakthrough objectives" við vildum hafa fyrir næstu 3-5 ár. Þetta þurfa að vera stór, þverfagleg markmið og þú átt ekki að vita hvernig þú ætlar að ná þessum markmiðum. 
3. Næst tóku við umræður um hvaða markmið ætlum við að setja okkur fyrir næstu 12-18 mánuði. Hámark 5-7! 
4. Við spurðum okkur hvernig tengist þetta styttra markmið okkar lengra markmiði. Það verður amk eitt styttra verkefni að tengjast lengri tíma verkefninu. 
5. Næst fórum við yfir hvaða umbótaverkefni ætlum við að vinna að til þess að ná þessum 12-18 mánaða verkefnum. Hámark 5-7!
6. Aftur fórum við yfir tengingar - hvernig tengjast þessi verkefni styttri tíma markmiðum. 
7. Síðan ákváðum við hvaða mælikvarða við ætlum að nota til þess að mæla hvort við séum að ná árangri á skammtíma markmiðum. 
8. Tengjum mælikvarðana við 12-18 mánaða verkefnin. 
9. Síðan settum við eigendur á umbótaverkefnin og notfærðum okkur RACI model. 

Allir voru sammála um að þetta var frábær leið til að taka stefnuna lengra!

​Samkvæmt kenningum Pennebaker hjálpar það að skrifa okkur að:
- Vinna úr erfiðri reynslu
- Skilja tilfinningar okkar betur
- Draga úr streitu
- Bæta almenna heilsu

Alison mælir með því að skrifa án þess að ritskoða sig í 6 mínútur. Hægt er að nota þessa aðfreð:
1. Stilltu klukkuna á 6 mínútur
2. Skrifaðu samfellt án þess að stoppa
3. Einbeittu þér að því sem þú finnur og hugsar
4. Ekki hafa áhyggjur af málfræði eða stafsetningu
5. Vertu fullkomlega hreinskilin/n
Það er líka gott ráð að ef þú ert andvaka að hafa bók við höndina og skrifa niður áhyggjur þínar. 

Þegar við skrifum eingöngu fyrir okkur sjálf skapast öruggt rými fyrir:
- Hreinskilni við sjálfan sig
- Djúpa sjálfsskoðun
- Tilfinningalega úrvinnslu
- Frjálsa og óhefta tjáningu
Spurningar til að byrja með
Prófaðu að spyrja þig:
- "Hvað er efst í huga mér núna?"
- "Hvernig líður mér líkamlega?"
- "Hvað er það sem ég þarf virkilega að skoða betur?"
-“Afhverju skiptir þetta mig máli?”

​Ein af megin kenningum Pennebaker er að með skrifum getum við umbreytt því hvernig við hugsum um erfiða reynslu. Prófaðu að spyrja:
- "Hvað get ég lært af þessari reynslu?"
- "Hvernig hefur þetta mótað mig?"
- "Hvaða styrk hef ég öðlast?"
Með þessu þá breytiru viðhorfi þínu til reynslu sem mögulega var erfið. 

​Pennebaker og Alison leggja áherslu á mikilvægi þess að skrifa reglulega. Sex mínútur á dag geta:
- Hjálpað okkur að vinna úr daglegum áskorunum
- Aukið sjálfsþekkingu
- Bætt tilfinningalega úrvinnslu
- Stuðlað að betri andlegri heilsu
 Byrjaðu í dag
Sex mínútur er nógu langur tími til að komast í flæði en nógu stuttur til að passa inn í annasaman dag. Alison bendir á að það skipti ekki máli hvort þú geymir það sem þú skrifar - það er ferlið sjálft sem skiptir máli. Því þarftu ekki að geyma skrifin heldur.
Mundu: Þetta er þinn öruggi staður. Hér máttu vera nákvæmlega eins og þú ert, með allar þínar tilfinningar og hugsanir.*
 
Dr. Pennebaker hefur með rannsóknum sínum sýnt fram á að það að setja tilfinningar og hugsanir í orð getur haft djúpstæð áhrif á líðan okkar. Með því að gefa okkur þessar 6 mínútur á dag til að skrifa opnum og hreinskilnum huga, getum við öðlast betri skilning á okkur sjálfum og unnið markvisst í því að bæta andlega heilsu okkar. Ég hvet ykkur til þess að prófa þetta!

Af óviðráðanlegum ástæðum þá urðum við að fresta námskeiðinu um Skilvirka leiðtogan fram í janúar. Við vonumst til að sjá sem flesta nýta tækifærið að byrja nýja árið af krafti með því að mæta á þetta hagnýta námskeið!

Ég nota mikið "Ísbrjóta" þegar ég er að halda vinnustofur eða vinna með teymum. Ég tel það bæði árangursríkt þegar teymi þekkjast vel og þegar teymi eru ný. Þegar teymi eru ný þá er auðveldlega hægt að nýta gömlu góðu ísbrjótana eins og 2 sannar fullyrðingar og 1 lygi. Starfsmenn þurfa að vera búnir að undirbúa sig og segja þessar 3 fullyrðingar og hópurinn á að giska hver lygin er. Hægt er að krydda þetta enn meira með því að nota til dæmis kahoot. Ég nota líka oft spurninguna - hvaða frægu manneskju hefuru hitt eða séð. Þá skapast oft mjög skemmtilegar umræður um "hvað er raunverulega fræg manneskja" og svo um atburðinn. Einnig er hægt að biðja einstaklinga um að segja frá hobbý sem þau eru í. 
Fyrir teymi sem þekkjast meira eða hafa verið á mörgum viðburðum saman þá eru nokkrir ísbrjótar sem eru ekki jafn algengir. Hægt er að búa til spotify playlista þar sem hver og einn setur inn 1-3 lög sem hann telur að lýsi sinni persónu eða leiðtogastíl, ég mæli með að hver velji amk 2 lög til að hafa þetta spennandi.  Síðan er valið lag af handahófi og hópurinn giskar á hver hann telur að eigi lagið og afhverju. Þegar allir hafa giskað þá segir sá sem átti lagið afhverju hann valdi það. Þetta er mjög skemmtilegt og getur skapað góða stemmingu inn í daginn. Það er líka hægt að hafa þetta sem uppbrot nokkrum sinnum yfir daginn því það þarf ekki að klára öll lögin í einu. 

Lagið sem ég til dæmis valdi var "Can't stop the feeling" þar sem ég vil hafa ástríðu og orku í öllu sem ég geri ásamt því að hafa teymi með mér að dansa saman í átt að markmiðinu okkar. 
Að lokum langar mig að segja frá nýjum leik sem ég bjó til en ég bað ChatGPT um að búa til avatara eftir ákveðinni lýsingu til þess að lýsa hverjum og einum teymismeðlimi. Síðan sýndi ég einn avatar í einu og allir áttu að giska hver var þessi avatar. Þetta uppskar mikinn hlátur og spurningar. ​

​Ef þú starfar í vinnuumhverfi þar sem er mikill hraði og verkefnin hrannast upp þá er gott að nýta sér hugmyndafræðina um D-in fjögur til þess að ná betri tökum á tíma og verkefnum.
D-in fjögur eru: Dump, Delegate, Do og Designate.
Hugmyndafræðin er sú að þegar þú færð nýtt verkefni eða aðgerð sem þú þarft að gera þá þarftu að ákveða hvaða D þú ætlar að nota til þess að að tækla það.  

1. Dump: Hættu að gera hluti! Ef þú ert nú þegar með langan lista af verkefnum eða aðgerðum sem þú átt eftir að gera er gott að líta yfir listann og taka allt það út sem þú veist að þú ætlar ekki eða munt ekki gera. Ef við tökum dæmi um tölvupóst þá gæti það verið að  það komi fjöldapóstur sem þú ætlar þér ekki að líta á síðar þá er bara gott að afskrá sig af listanum og eyða póstinum.
2. Delegate: Ekki reyna að gera allt sjálfur. Farðu yfir verkefnalistann þinn og skoðaðu hvort aðrir séu mögulega betri til þess fallnir að leysa verkefnið. Ekki gleyma að það getur gefið samstarfsmönnum tækifæri til þess að læra og vaxa. Ef við höldum áfram með dæmið um e-mail, það kemur e-mail og þú metur sem svo að samstarfsfélagi geti gert það. Sendu það strax áfram til þess að athuga hvort hann geti tekið þetta af sér. Bókaðu svo fund í framhaldinu til þess að taka stöðuna.
3. Do: Kláraðu lítil verkefni strax og helst mörg lítil í einu. Gott er að miða við það að byrja á því sem þér þykir leiðinlegt að gera því það er mjög algengt að við förum bara í verkefni sem okkur finnst skemmtileg og þá náum við aldrei að fara í það sem við þurfum að gera.
4. Designate: Taktu frá tíma í lengri verkefni. Ef það kemur eitthvað á þitt borð og þú þarft að gera það en þú hefur ekki tíma strax. Taktu frá tíma í dagatalinu þínu til þess að gera það. Þá er hægt að vinna án streitu í öðrum verkefnum því þú veist þú hefur tekið frá tíma til þess að vinna að þessu verkefni.

Með því að nýta D-in fjögur geturðu bætt bæði þína eigin tímastjórnun, aukið samvinnu innan teymis og leyft starfsmönnum að vaxa. Vertu skipulagður, deildu ábyrgðinni og fylgstu með hvernig verkefnin klárast! 

Í síðustu viku þá fékk ég þann heiður að lóðsa vinnustofu með gæðadeild Össurar en þau voru að huga að stefnunni fyrir 2025. 
Þarna var kominn fjölbreyttur hópur frá mismunandi stöðum og staðsetningum í fyrirtækinu og því þótti mér mikilvægt að það yrði mikil hópavinna. Formattið á vinnustofunni var því svona: 
1.Kynningar fyrir vinnufundinn
Við vorum með flestar kynningar áður en hópurinn kom saman og voru þær kynningar teknar upp svo að þáttakendur gætu horft aftur eða ef þeir misstu af. Eftir kynningarnar gáfum við þeim heimaverkefni. Heimaverkefnið var að fara ein í hugarflug um SWOT (strength - weakness - opportunities - threat)
2. Innblástur frá stjórnenda
Þegar vinnustofan hófst var framkvæmdastjóri rekstrarsviðs með stutta tölu um stefnu Össurar en svo fór hann í hugarflug um hvað þýðir gæði fyrir honum. 
3.Byggja upp traust
Næst fórum við í stuttan icebreaker með mannauðsdeildinni þar sem við sögðum örstutt frá okkur en líka frá einu sniðugu sem hinir vissu ekki um. Ég mæli með að hafa svona icebreaker til þess að ná trausti og góðri stemmingu í byrjun vinnustofu. Það er sértaklega sniðugt þegar starfsmenn vinna langt frá hvoru öðru eða ekki að sömu verkefnum. 

4. SWOT / SVÓT hópavinna
Síðan fórum við að vinna að SWOT greiningunni og þar sem þetta var 16 þáttakendur þá fannst mér mikilvægt að allir gætu sagt hvað þeir voru með í sínu heimaverkefni. Við byrjuðum því á að fara yfir hvern hluta fyrir sig í SWOT.
Hópavinnan
Í byrjun voru 2 saman þar sem þeir sögðu frá hvað þeir höfðu gert í heimavinnunni. Í næstu umferð höfðum við 4 saman þar sem 2 hópar sýndu sameinaða niðurstöður frá heimavinnu. Loks voru tveir 4 mannahópar sameinaðir í 8 þar sem aftur þau kynntu niðurstöður fyrri hóps ásamt því að sameinast um hvað væri mikilvægt fyrir þeim. Í lokin voru svo tveir átta manna hópar  sem kynnu fyrir öllum hópnum. Það sem er skemmtilegt við þetta er að allir hafa rödd en það er líka gaman að sjá hvað margir eru með áherslu á sömu hlutina. 

5. Verkefnalisti
Loks þegar við vorum búin að fara yfir Strength-Weaknesses-Opportunities - Threat þá báðum við alla í einrúmi að skrifa niður út frá því hvaða verkefni væru mikilvægust sem tengdust stefnunni og Must Win verkefnum

• hvað þurfum við að byrja á
• hvað þurfum við að halda áfram að gera
• hvað ætlum við að hætta að gera

Þegar þau voru búin af því þá fórum við aftur í hópana (fyrst 2 saman, svo 4 og loks 8) en það mátti aðeins vera með að hámarki 5-7 verkefni í lokin.
6. Mikilvægustu verkefnin
Þegar báðir hópar voru búnir að kynna sín topp verkefni þá sameinuðum við listana og fórum í atkvæðagreiðslu varðandi hvaða verkefni voru mikilvægust.
Hver þáttakandi fékk 3 punkta og mátti setja á hvaða verkefni sem er.
7. Vinnuhópar á topp þremur verkefnum
Eftir atkvæðagreiðsluna vorum við komin með topp 3 verkefnin og þá mynduðum við minni vinnuhópa sem gátu þá farið á dýptina í því verkefni.
Markmið var að hugsa hvaða auðlindir þurfum við fyrir verkefnið, budget, IT etc.
8. Kynning og ábyrgðaraðilar
Loks var kynning á verkefnunum og ákveðið hver ætlaði að vera ábyrgðaraðili að taka málin áfram. Þetta er mjög mikilvægt því það er því miður algengt að allir gleymi verkefnum þegar vinnustofa klárast!

Allt í allt var þetta frábær vinnustofa með skemmtilegu fólki!

já og annað pro tip - ekki gleyma að hafa nægar veitingar og orkudrykki!