Það er gríðarlega ánægjulegt að geta sagt frá því að ég hef verið samþykkt sem fyrirlesari á hinni virtu AME ráðstefnu. Þetta er ein af stærstu lean ráðstefnum í heiminum og því er þetta mikill heiður. Ráðstefnan verður í nóvember í Jacksonville Flórída og mun ég tala fyrir hönd Össurar um hvernig við höfum notað kaizen, lean skólann og tillögukerfið til þess að fá starfsmenn til þess að vera með okkur í umbótaverkefnum.

Ég átti frábæran dag í dag þar sem ég fékk að 5s'a með skemmtilegu fólki. Leiðandi verslunar og þjónustufyrirtæki hér á Íslandi fékk mig til þess að hjálpa sér við fyrstu skref í 5s. Við vorum að 5s'a eina af stærstu þjónustustöðina þeirra og við bútuðum verkefnið niður í nokkra daga. Svona 5s verkefni eru mjög skemmtileg því maður sér svo gríðarlegan mun strax og vanalega eru starfsmenn mjög ánægðir með verkefnið og fáum við oft að heyra "Afhverju kom þetta ekki fyrr", "ég er búin að biðja um að breyta þessu svo oft". Þannig það er gríðarlega ánægjulegt að vinna þetta með starfsmönnum og gera starfsstöðina eins góða og mögulegt er til þess að minnka sóun starfsmanna.

Þegar búið er að taka ákvörðunina um að 5s'a í fyrirtæki þá þarf að ákveða hvar á að byrja og enn fremur hversu hratt á að fara í þetta. Það er algengur misskilningur að 5s sé bara að taka til og er það oft vegna þess að síðustu 2 skrefin gleymast  sem eru að viðhalda og staðla en þetta eru mikilvægustu skrefin vegna þess að þau tryggja að þetta verði ekki bara enn eitt átaksverkefnið. Ég reyni alltaf að hafa einn sem stjórnar verkefninu, annar sem hjálpar ásamt síðan starfsmönnum. Oft er gott að vera búin að tala við til dæmis tölvudeild eða viðhaldsdeild ef maður á von að á þurfa þeirra hjálp.

Einnig er mjög gott að búa til svokallaðan charter en þar skrifaru inn hvar og hvenær viðburðurinn er, hverjir taka þátt og það sem er mikilvægast afhverju ertu að halda viðburðinn og hverju ætlaru að ná fram með honum.

Þegar ég leiði svona umbótarverkefni sjálf þá er ég vanalega búin að búa til byrjunarkynningu fyrir bæði starfsmennina sem eiga að taka þátt í verkefninu en einnig fyrir starfsmennina sem vinna á svæðinu en taka ekki beint þátt í verkefninu. 
Það verða allir á svæðinu að skilja hvað er að fara að gerast og að það geti orðið svoldið umrót á meðan verkefninu stendur.
Í byrjunar kynningunum þá fer ég yfir dagskránna á deginum, hverjir eru með í verkefninu, fer yfir "charter-inn" og síðan fer ég yfir nokkur hugtök en það fer eftir því hversu mikið hópurinn hefur unnið með lean hversu djúpt ég fer. Mjög oft fer ég bara yfir PDCA og 5s.
Þegar kynningunni er lokið er farið í það að fara yfir vinnuskref hjá starfsmönnum og búið til spaghetti diagram. Með því sjáum við strax hvort að við þurfum að færa hluti til eða sameina. Ég mæli sérstaklega með smart sheets (www.smart-sheets.com) fyrir svona vinnu.
Þegar því er lokið þá fer ég á vinnustöðina með starfsmönnum og byrja að flokka. Ég hef vanalega þrjá dalla til þess að flokka í en á þeim stendur "henda", "veit ekki hvað er" og "á ekki stað". Þegar búið er að fara í gegnum vinnusvæðið svona er hægt að fara því sem má henda, fara yfir það sem starfsmenn vita ekki hvað er og ákveða síðan hvar allt á að vera.

Þegar maður ákveður hvar hlutirnir eiga að vera þá þarf að hugsa að það sem starfsmenn nota mest á að vera næst þeim. Það sem er notað af mörgum aðilum verður annað hvort að vera miðsvæðis eða það þarf að kaupa annað eintak af hlutnum. Þegar búið er að ákveða hvar hlutir eiga heima þarf að hreinsa eins vel og hægt er og allir í verkefninu hjálpast að við að gera það.

 Eftir það má merkja fyrir hvar hlutirnir eiga heima, mjög gott er ef fyrirtæki eru búin að koma sér upp stöðluðum litum þannig að það skipti ekki máli hvar er komið inn í fyrirtækið - litirnir þýða alltaf það sama. Í atburðum sem ég er í þá notum við mjög mikið litlar merkivélar til þess að merkja hvað á nákvæmlega að vera hvar.

Þegar búið er að hreinsa og merkja hvar allt á að vera þarf að búa til þrifaplan til þess að tryggja að þetta nýja og betra ástand haldist í sama horfi. Margir búa líka til staðlaða vinnu fyrir starfsmennina sína og er það æskilegt en oft eru fyrirtæki ekki klár í þann slag alveg strax.

Í lok viðburðarins þarf að taka saman öll þau atriði sem ekki kláruðust og aðrar athugasemdir og halda utan um þær.

Þegar atburði er lokið er mikilvægt að hafa vikulega eftirfylgnis fundi þangað til öll atriði sem voru útistandandi er lokið. Á þessum fundum þurfa allir sem komu að verkefninu að vera með.

Ég mæli líka sterklega með því að eftir að 5s atburði er lokið að það hefjist úttektir. Það eru til margar gerðir og form af því hvernig er hægt að standa að úttektunum en sagan hefur sýnt sér hjá mér að ef þetta er ekki gert þá vill allt fara í sama horfið aftur!