Það er margt skemmtilegt búið að vera að gerast í þessari viku. Á þriðjudaginn hélt ég fyrsta lean office 1 námskeiðið og gekk það mjög vel. Mikið var gert af æfingum þannig ég treysti því að þeir sem fóru á námskeiðið geti nýtt það sem ég var að kenna. Það sem við eyddum miklum tíma í var - hvað er virði í skrifstofu umhverfi, hverjir eru innri og ytri viðskiptavinir. Einnig fórum við yfir hvernig SIPOC greining er og customer vs provider möppun
Við fórum síðan yfir hvers konar sóun er á skrifstofunni og hvernig er hægt að koma í veg fyrir það. Eitt sem við gerðum líka enn það var að búa til kanban verkefnatöflu, sem er algjört snilldar tól. Þá tekuru niður allt sem þú átt eftir að gera og setur í flokk td todo eða waiting/next in. Eftir það flokkaru hvað er mikilvægast og í hverju þú ert að vinna - hér er mikilvægt að setja reglu um hversu mörg verkefni þú mátt hafa í einu, vanalega er talað um að best sé að hver starfsmaður sé ekki að vinna í fleiri verkefnum en 7. Síðan geturu leikið þér enn meira af töflunni, td. haft mismunandi liti á þeim mv hversu áríðandi verkið er eða hver á að vinna verkið. Síðan eru daglegir eða vikulegir fundir upp við töfluna þar sem er fært á milli flokka eftir því sem verkefni klárast og slíkt, enn fremur er líka verið að ræða ef þið náið ekki að klára verkefni á réttum tíma - vantar ykkur hjálp, afhverju er það of seint. Það er mjög mikilvægt að í daglegum fundi að viðmótið sé ekki "já já gastu ekki gert þetta, ekkert mál" heldur "það er vandamál við ætlum að leysa það" annars er dagleg stjórnun algjör sóun.

Það eru margir sem vilja frekar hafa svona í tölvum og það er í góðu lagi - þó
ég sé nú hrifnari að hafa þetta á töflum þá getur það meikað sense að hafa í
tölvu ef t.d. teymi er á mörgum stöðum eða ef þetta er hreinlega bara fyrir einn
aðila. Ég get mælt með tólinu Trello þar sem þú getur búið til þínar eigin
kanban töflur og það best er að þetta er frítt software. Á þessum myndum þá sést personal kanban taflan mín bæði þar sem ég gerði hana á töflu og í trello. Núna er ég að gera tilraun á sjálfri mér hvort virkar betur:)
Síðan vildi ég nú bara láta vita að glærurnar frá dokku fundinum í gær - "hvað er lean" eru komnar á netið undir Fræðsluefni.

kv.
Viktoría

Margir eiga það til að taka að sér mörg hlutverk og fólki gengur misvel að sinna þeim öllum. Ég er þar engin undantekning og má stundum hafi mig alla við að halda boltunum á lofti.  Það koma stundir þar sem þeir detta í gólfið annað hvort af því verkefnin eru of mörg eða eitthvað gleymist. Með hlutverkum á ég við öllum þeim sviðum sem maður þarf að sinna sem snúa að sjálfum okkur, vinnu og því um líkt. Í vikunni fannst mér ég vera að missa nokkra bolta og fannst ég ekki alveg hafa nægilega yfirsýn yfir hlutina svo ég settist niður og skrifaði lista með öllum þeim hlutverkum sem ég þarf að sinna. Ég flokkaði hlutverkin í flokkana vinna/sjálfboðastörf, fjölskylda, vinir og ég/heimili. Undir hverjum flokki var ég með 5-8 hlutverk. Ég fór í gegnum listann og gaf hverju hlutverki lit eftir því hvort mér fyndist ég sinna því vel eða ekki. Grænt þá var það í góðum málum, gult þarf aðgerðir fljótlega og rautt er etthvað sem ég hef dregið að gera og þarf aðgerðir strax. Eftir að hafa litakóðað hvert hlutverk þá fór ég yfir þau hlutverk sem voru gul og rauð og skrifaði niður næstu aðgerð fyrir hvert hlutverk. Ég setti þetta upp í Excel en einnig er hægt að prenta þetta út og hafa sýnilegt uppi á vegg og kaupa doppulímmiða og líma stöðu á hverju hlutverki fyrir sig regluega. Innan hálftíma var ég búin að senda nokkra tölvupósta, hringja símtal og bóka fundi sem kom nokkrum hlutverkum í betra horf. Ég setti í dagatalið mitt vikulega áminningu um að uppfæra boltastöðuna. 

Daginn eftir að ég setti upp listann fór ég yfir bolstastöðuna og bætti við tölum þannig að grænu hlutverkin fengu 3 stig, gulu 2 stig og rauðu 1. Í skjalið bætti ég við formúlu sem sýndi prósentu af fullu húsi (ef öll hlutverk væru græn). Á einum degi fór ég úr 73% í 79% og viku seinna var ég komin í 85%. Markmiðið er að vera komin í 95% í lok mánaðar og 100% í lok næsta mánaðar.

Þetta hefur hjálpað mér í að ná yfirsýn, eytt áhyggjum um að ég sé að gleyma einhverju og verið aðhald í að framkvæma hlutina strax því oft kemur maður bolta af stað með því að senda tölvupóst eða hringja. 

Ég leiddi hugann að því þegar ég setti þetta niður þá flokkaði ég ómeðvitað vinnuna fyrst, svo fjölskylduna og loks vini og síðast ég/heimili. Kom mér því ekki á óvart að ég var með mun verri stöðu í síðasta flokknum heldur en öðrum flokkum. Ef hugsað er til langtíma þá þarf að snúa þeirri forgangsröðun við því ef ég hugsa ekki fyrst og fremst um það sem snýr að mér persónulega þá hefur það áhrif á getu til að sinna öðrum flokkum.   

Kveðja,
Lísa

P.s. Meðfylgjandi er sniðmát fyrir utanumhald bolta :)

Á sunnudaginn fór ég með drengina mína tvo að hjálpa ömmu minni. Hún þurfti að fara úr tveimur herbergjum í eitt herbergi. Við urðum að 5s'a - fara yfir hvað átti að vera og hvað mátti fara og síðan gerðum við layout breytingar til þess að koma öllu fyrir. Við mældum fyrir öllu og ég var næstum því búin að búa til spaghetti rit af herberginu - því næst notuðum við PDCA og prófuðum. Breyta og prófa, breyta og prófa. Árangurinn var framar vonum og amma gríðarlega ánægð með að hvað hún kom miklu fyrir. Þegar ég reyndi að útskýra fyrir ömmu að þetta væri ég nú líka að gera í vinnunni þ.e. að endurraða, 5s'a (ég kallaði það nú ekki það fyrir hana), og hámarka nýtni á plássi. Þetta er náttúrulega sérstaklega mikilvægt ef t.d. nýjar vörur og vélar eru að koma inn í framleiðsluna nú eða nýtt starfsfólk á skrifstofuna:) Ég held nú samt að amma hafi haldið að ég væri alveg að rugla þegar ég kallaði þetta svo kaizen...hahaha fyrir henni eins og svo mörgum þá er þetta COMMON SENSE:)