Umbótatafla - People link board

Hjá Landspítalanum erum við að leggja mikla áherslu á að setja upp umbótatöflur á einingar. Þetta er stór hluti af lean vegferðinni en virðing fyrir fólki er undirstaðan í lean og partur af því er að hlusta á hugmyndir hjá starfsmönnum og koma þeim í farveg. 
Nokkur atriði sem margir starfsmenn kvarta yfir (almennt) eru:

• Ég er með umbótahugmynd, ég veit ekki við hvern ég á að tala til þess að koma henni í farveg
• Ég kom með umbótahugmynd en ég veit ekki hvort hún var samþykkt eða ekki
• Ég kom með umbótahugmynd hún var samþykkt en það er langt síðan og ég veit ekki hvort einhver sé með boltann eða ekki

Stjórnendur lenda líka í því að oft er verið að láta þá vita af umbótahugmyndum með óformlegum hætti svo sem e-mailum, í spjalli á ganginum, í símtali o.s.frv. Þar sem stjórnendur eru vanalega mjög uppteknir væri ekki skrýtið ef þetta myndi stundum skolast til. 
Umbótatöflurnar eiga að koma í veg fyrir ofangreint með því að hafa öll umbótaverkefni sýnileg og stöðuna á þeim. Þannig er komin skýr leið fyrir starfsmann að koma með hugmyndir og staðan öllum ljós á hverjum tímapunkti.
Ofangreind mynd er af umbótatöflu á spítalanum hjá 12E, er hún hér birt með góðfúslegu leyfi frá Kristínu Lilju Svansdóttur deildarstjóra. Taflan er sett upp þannig að starfsmenn geta komið með hugmyndir á milli funda með því að skrifa á post it miða. Þeir setja miðana undir "hugmyndir". Á fundinum er hugmyndin rædd, hún er samþykkt eða hafnað. Ef tillagan er samþykkt er gerður verkefnamiði (ef við á) og sett í fyrirhuguð verkefni. Á fundinum þarf svo að forgangsraða verkefnum inn en aðeins ef laust pláss er í "í vinnslu" boxinu. 
Ég fylgi vanalega þessari röð þegar ég er með umbótafundi:

1. Fara yfir árangursmælikvarða sem tengjast stefnu og deild hefur valið hjá sér. Hér þarf að athuga að ef allir mælikvarðar okkar eru á rauðu en við erum að innleiða mikið af umbótahugmyndum, þá erum við mögulega ekki að vinna að réttum umbótaverkefnum.
2. Farið yfir verkefni sem er lokið. Hér erum við að búa til "tog" þar sem við getum ekki bætt fleirum verkefnum "í vinnslu" fyrr en rými skapast.
3. Næst er farin yfir staðan á þeim verkefnum sem er í vinnslu. Mikilvægt er að verkefnin séu ekki bara sett á stjórnandann heldur eiga starfsmenn að vera að vinna í sínum umbótaverkefnum. Hér er líka gott að hafa hámark "verk í vinnslu" á hvern starfsmann. Ef að verk er stopp eða á bið er mikilvægt að færa miðan niður í "stopp" kassann til þess að auka sýnileikann á því ef mörg verkefni eru þar eða ef þau stoppar þar lengi. Þá getur stjórnandi aðstoða eftir því sem við á. 
4. Þegar búið er að fara yfir þau verkefni sem er lokið og í vinnslu þarf að skoða hversu mikið rými er til þess að taka inn ný verkefni. Ef það er rými til þess þá þarf hópurinn að forgangsraða þeim verkefnum sem komin eru í "fyrirhuguð verkefni".
5. Að lokum er farið í önnur mál og umræður. Einnig athugað hvort það séu einhverjar aðrar hugmyndir sem ætti að setja á töfluna.

Fundir eru haldnir á 2-3 vikna fresti 30-60 mín í senn. Þeir starfsmenn sem eru á vakt mæta og ef einhverjir eru með umbótaverkefni á sér en komast ekki á fundinn þá þarf sá aðili að láta fundarstjóra vita.